Comment contrôler les rondes des agents de sécurité sans feuille papier ?

Comment contrôler les rondes des agents de sécurité sans feuille papier ?

Les rondes constituent une mission essentielle pour de nombreuses sociétés de sécurité privée.

Qu'il s'agisse de surveiller un bâtiment, un site industriel, un entrepôt ou un établissement recevant du public, les agents doivent effectuer des passages réguliers sur différents points de contrôle.

Pendant longtemps, ces rondes étaient suivies à l'aide de feuilles papier.

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises choisissent de digitaliser ce processus afin de gagner en fiabilité, en traçabilité et en simplicité.

Comment contrôler efficacement les rondes de vos agents ?

Pourquoi les feuilles de ronde montrent leurs limites ?

Le papier reste encore utilisé dans certaines entreprises.

Cependant, cette méthode présente plusieurs inconvénients :

• risque de perte des documents ;
• difficulté à consulter l'historique ;
• ressaisies manuelles ;
• manque de visibilité pour les responsables d'exploitation ;
• difficulté à prouver le passage des agents.

Lorsque plusieurs sites doivent être surveillés simultanément, ces limites deviennent rapidement importantes.

Les différentes solutions de contrôle de ronde

Plusieurs méthodes permettent aujourd'hui de contrôler les rondes des agents.

Les feuilles papier

Solution historique, elle reste simple à mettre en œuvre mais offre peu de traçabilité et nécessite souvent une ressaisie des informations.

Les badges électroniques

Certaines entreprises utilisent des badges ou des lecteurs spécifiques installés sur les points de contrôle.

Cette solution nécessite généralement un matériel dédié.

Les QR Codes

Les QR Codes représentent aujourd'hui une solution simple et économique.

Chaque point de contrôle dispose de son propre QR Code.

Lors de sa ronde, l'agent le scanne directement depuis son smartphone afin d'enregistrer son passage.

Cette approche facilite le suivi des rondes sans nécessiter d'équipement complexe.

Pourquoi associer les QR Codes à la géolocalisation ?

Le scan d'un QR Code peut être complété par une vérification de la position GPS.

Lorsque cette option est activée, le logiciel vérifie que le scan est bien réalisé à proximité du point de contrôle.

Cette double vérification renforce la fiabilité des informations enregistrées tout en apportant davantage de visibilité aux responsables d'exploitation.

Comment fonctionne un contrôleur de ronde ?

Le fonctionnement est généralement très simple.

Le responsable configure les différents points de contrôle directement depuis le logiciel.

Chaque point est associé à un QR Code qui peut ensuite être imprimé et installé sur le site.

Pendant sa ronde, l'agent utilise l'application web depuis son smartphone pour scanner chaque QR Code.

Le logiciel enregistre automatiquement les informations utiles :

• le point de contrôle ;
• la date et l'heure ;
• la progression de la ronde ;
• la position GPS (si activée) ;
• les éventuels commentaires ajoutés par l'agent.

L'ensemble des passages reste ensuite consultable par les responsables autorisés.

Les avantages d'un logiciel de contrôle de ronde

Un logiciel spécialisé permet notamment de :

• suivre les rondes en temps réel ;
• conserver un historique des passages ;
• limiter les oublis grâce au suivi de progression ;
• centraliser les informations dans une seule plateforme ;
• faciliter le suivi des prestations réalisées.

Cette centralisation améliore également la communication entre les équipes terrain et les responsables d'exploitation.

Au-delà des rondes : une gestion centralisée

Le contrôle des rondes représente une partie de l'activité d'une société de sécurité privée.

Dans la pratique, les responsables doivent également gérer :

• les plannings des agents ;
• les sites et les clients ;
• les cartes professionnelles CNAPS ;
• les qualifications ;
• les mains courantes électroniques ;
• les rapports d'intervention ;
• la facturation.

Choisir une plateforme capable de centraliser ces fonctionnalités permet de limiter la multiplication des outils et des ressaisies.

VIGITEK : un contrôleur de ronde intégré à une plateforme complète

VIGITEK intègre un contrôleur de ronde utilisant des QR Codes afin de simplifier le suivi des passages des agents.

Depuis l'interface d'administration, les responsables peuvent créer les pointaux directement sur une carte, générer les QR Codes et organiser les rondes.

Sur le terrain, les agents utilisent simplement l'application web VIGITEK sur leur smartphone pour scanner chaque point de contrôle.

La plateforme permet notamment de :

• suivre la progression des rondes ;
• enregistrer les scans des QR Codes ;
• vérifier la position GPS (si cette option est activée) ;
• ajouter des commentaires en cas d'anomalie ;
• conserver un historique complet des passages.

Le contrôleur de ronde s'intègre naturellement aux autres fonctionnalités de VIGITEK, comme le planning, la main courante électronique, les rapports d'intervention, la gestion RH et la facturation.

À retenir

Le contrôle des rondes évolue progressivement vers des solutions numériques plus simples et plus fiables.

Les QR Codes, associés à un logiciel spécialisé et à la géolocalisation, permettent d'améliorer la traçabilité des passages tout en facilitant le travail des agents et des responsables d'exploitation.

Pour les sociétés de sécurité privée, une plateforme capable de centraliser le contrôle des rondes, les plannings, les rapports et la gestion administrative constitue un véritable gain de temps au quotidien.

FAQ

Pourquoi remplacer une feuille de ronde papier ?

Une solution numérique permet de conserver un historique des passages, de limiter les ressaisies et d'améliorer la traçabilité des rondes.

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Pourquoi utiliser des QR Codes pour les rondes ?

Les QR Codes permettent d'identifier rapidement chaque point de contrôle sans nécessiter de matériel spécifique. Ils offrent une solution simple et économique.

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La géolocalisation est-elle obligatoire ?

Non. Selon les besoins de l'entreprise, le contrôle GPS peut être activé afin de vérifier que le scan est réalisé à proximité du point de contrôle.

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VIGITEK permet-il de contrôler les rondes des agents ?

Oui. VIGITEK intègre un contrôleur de ronde basé sur des QR Codes, accessible depuis une application web sur smartphone. La plateforme permet également de gérer les plannings, les rapports d'intervention, la conformité CNAPS, les agents et la facturation.